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關于做好2020年度檔案歸檔工作的通知
2022-01-04 16:11   審核人:

哈院辦發20211

 

  

 

各處、部、二級院:

    根據《哈爾濱學院檔案管理辦法》的要求,爲確保澳门正版资料,六合全期,天下六合资料綜合檔案得到及時、完整的管理,現將歸檔工作有關事宜通知如下:

     一、歸檔內容

    (一)202011日至1231日期間,校內各單位、各部門、各二級學院在工作及重要活動中直接形成的具有保存價值的各類、各種載體材料;《哈爾濱學院歸檔範圍與保管期限表》要求歸檔移交的材料。

    (二)各單位、各部門在2020年重大活動、重要科研項目、重要工程建設過程中産生的文字、照片、聲像、圖表等材料。

    (三)各單位、各部門獲獎證書、獎牌、獎杯、錦旗等(市級及市級以上級別)或國際、國內校際交流中産生的具有保存價值的實物。

    (四)補遺卷,即往年應歸檔但尚未歸檔的文件材料。

     二、歸檔時間

     各門類檔案的歸檔時間原則上與往年一致,基本要求如下:

    (一)按自然年度形成的文件,各部門于202159日之前將整理完畢的材料移交至檔案館(室)。

    (二)出版書刊、基建項目檔案在出版、基建項目竣工後3個月內歸檔。

    (三)科研項目于項目評審驗收後2個月內歸檔。

    (四)會計檔案,在會計年度終了後立卷,按《會計檔案管 理辦法》要求整理編目,暫由財會部門保管二年,期滿後的次年歸檔。

    (五)以澳门正版资料,六合全期,天下六合资料集體、部門名義獲得的獎勵,如證書、獎章、獎狀等實物,應隨時移交檔案館(室)存檔。

    三、歸檔要求

    (一)各單位、各部門要切實加強對本單位檔案歸檔工作的領導,認真履行工作職責,爲兼職檔案員的工作提供必要的條件;兼職檔案員應按照澳门正版资料,六合全期,天下六合资料檔案管理辦法的要求,做好本單位歸檔材料的收集、整理工作,確保歸檔材料真實有效、完整齊全。任何單位和個人不得將應歸檔材料據爲己有。

    (二)歸檔的紙質文件(含黨政各類公文、基建圖紙等)應同時向檔案館(室)移交相應電子文檔,電子文檔通過檔案管理系統上傳或以光盤等不可更改存儲介質提交。沒有電子文檔的材料可由檔案館(室)協助掃描形成,並由兼職檔案員將電子文檔上傳至檔案管理系統。

    (三)立卷歸檔的材料應爲原件,複印件原則上不得歸檔,移交複印件時須在檔案管理系統文件名稱後用“()”標注“複印件”。凡不符合歸檔要求的文件材料,須按整改要求進行整理後向檔案館(室)移交。移送的文件材料要求字迹清楚、用紙規範,因不得已使用壓敏紙、傳真紙打印的文件等必須進行複制。

    (四)歸檔材料要確保完整。各單位、各部門兼職檔案員在整理過程中要逐件檢查,嚴格按照澳门正版资料,六合全期,天下六合资料檔案管理辦法和檔案形成的規律進行編制。按澳门正版资料,六合全期,天下六合资料檔案管理及相關規範規定歸檔的聲像、實物檔案須標明事由(事件)、時間、地點及人物。

    (五)涉及師生員工獎勵與懲罰、學籍變更、勞動關系變更及其他涉及師生員工個人權檔利的、有本人或家屬簽字的材料,爲應對今後可能産生的法律糾紛,紙質原件應予以歸檔。

    (六)按照新版《归档整理规则》要求,文件(除设备类、财务类、基建类档案外)页號的编写用铅笔在文件正面右上角,或背面左上角书写。凡带有字迹页面均书写页號,一份文件一个流水页號。页號要求阿拉伯数字,字迹工整,仿宋二號字体大小。如文件印刷时自带流水页號,则可以不再编写页號。

    (七)歸檔文件材料的相關信息應准確完整錄入檔案管理系統,及時移交紙質檔案。特別是文件的保管期限、題名、責任者、時間、頁數等信息必須准確、完整,保管期限須對照《哈爾濱學院歸檔範圍與保管期限表》填寫。

    (八)毕业生学籍卡和毕业集体照的要求:学籍卡要求以班级为单位件,一个班级一个流水號。页码位置为正面右上角,距离页边1cm處用鉛筆標注頁碼。每個班學籍卡前附封面一張(參考附件),封面(封面不做頁碼標記)後附班級學生總名單(班級名單可到教務處打印)。存在個別學生缺少照片或學籍卡情況應打印“備考表”並在“備考表”上做相應說明,部門領導簽字。

    因新冠疫情防控工作需要,2020年各二級學院沒有組織集體拍攝畢業照活動,因此畢業集體照不在今年歸檔範圍內。但個別二級學院或班級制作了電子或動畫式畢業集體照,二級學院可移交電子畢業集體照。

    (九)系統錄入必填項需注意事項:

     1.“一級目錄”:歸檔材料年度,如2020

     2.“二级目录”:各部门相应分类號详见每年归档范围与保管期限表。

     3.“实体分类號”:一级目录-二級目錄,如2020-XZ11

     4.“文件標題”:具體文件標題,盡量詳實。

     5.“責任者”:本件文件的形成單位名稱。

     6.“歸檔部門”:移交檔案材料的部門名稱。

     7.“文件時間”:文件材料的形成時間,而非歸檔時間。一般爲文件落款時間,如沒落款時間就寫文件形成年份。

     8.“頁數”:本文件總頁數。

     9.“輸入員”:系統錄入人員名字。

     四、交接手續

    各單位、各部門應根據本通知要求,依據《哈爾濱學院檔案立卷部門歸檔範圍和保管期限表》(詳見附件)做好檔案收集、整理工作。檔案整理完畢並完成網上著錄,經澳门正版资料,六合全期,天下六合资料專職檔案人員檢查確認後,再打印“卷內文件目錄”、“備考表”(有特殊情況時需用黑色簽字筆填寫情況說明)事項。通過檔案管理系統打印“案卷移交目錄”(一式兩份,由部門負責人在空白處確認簽字),連同檔案實物一並交檔案館(室),經專職檔案員驗收合格,由檔案館(室)負責人簽字,雙方各存一份備查。

    個別部門兼職檔案員今年有所調整,請各部門負責人指定本部門新兼職檔案員,收到本通知後盡快將《部門更換兼職檔案員信息表》(詳見附件)返回檔案館(室)。

    全校归档工作由档案馆(室)具体负责,归档结束后将由相关领导、工作人员对各部门归档材料进行检查验收,并对检查结果进行通报。各单位、各部门在归档工作中如有问题可直接与档案馆(室)取得联系(一號教学楼一楼1116室,電話8661375986613825,兼職檔案員微信群只能通過原兼職檔案員推薦進群)。

    

    附件:1.    各部門歸檔範圍和保管期限2021.pdf

          2.     歸檔通知附件學籍卡封面.doc

          3.    兼職檔案員報送表.doc

 

 

                               哈爾濱學院院長辦公室                                                                             

                                   2021315

 

 

附件【歸檔通知附件學籍卡封面2020.doc已下載
附件【兼職檔案員報送表.doc已下載
附件【各部門歸檔範圍和保管期限2019整理.pdf已下載

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